外貿業務員經常會遇到這樣的情況：你給潛在的客戶發送了一封精心準備的郵件，希望能夠引起他們的興趣，但是卻沒有收到任何回復，讓你感到沮喪，甚至懷疑自己的能力。那么，為什么外貿客戶不回復你的郵件呢？有哪些常見的原因和解決辦法呢？本文將為你分析和介紹。
有時候，你的郵件可能沒有被客戶看到，而是被他們的垃圾郵件過濾器攔截了。在這個塊面，頻發原因有以下這些：
如果你的郵件標題或內容包含了一些垃圾郵件觸發詞，比如“免費”、“優惠”、“保證”等，就很容易被判定為垃圾郵件進而被過濾攔截。
垃圾郵件觸發詞（spam trigge words）是指一些可能導致電子郵件被電子郵件提供商識別為欺詐或惡意的詞語或短語。這些詞語或短語通常會過度承諾或威脅收件人，試圖從他們那里獲取敏感信息或誘使他們點擊惡意鏈接。垃圾郵件觸發詞本身不足以將您的電子郵件發送給垃圾郵件。例如，如果您提供10%的折扣促銷，您仍然可以在您的電子郵件中宣傳這一點，而不會被發送到垃圾郵件中，了解電子郵件被認定為垃圾郵件時的所有因素非常重要。
這個原因比較玄乎，只能說盡量規避垃圾郵件觸發詞，能不用盡量不用。我們整理了一些比較容易被標記為垃圾郵件觸發詞的列表供大家參考：
郵件附件太大不一定會被攔截為垃圾郵件，但是可能會增加被攔截的風險。一般來說，郵件附件的大小限制取決于郵件服務提供商的規定，不同的郵件服務提供商可能有不同的限制。
一般而言，這個限制可能在10MB到25MB之間，具體的限制可能會有所不同。例如，Outlook.com 的附件大小限制為 25 MB，而 Gmail 的附件大小限制為 50 MB。如果你發送的郵件附件超過了收件人的郵件服務提供商的限制，那么郵件可能會被退回或者無法正常發送。
一般情況下，首次對接溝通的郵件要做精簡處理，盡量避免包含附件，后續等信任度提升后，您可以選擇性添加附件，但最好不要超過10MB，如果為了安全起見，建議您對于大型文件，考慮使用信任度高的云存儲服務（如Google Drive、OneDrive、Dropbox等），并在郵件中提供鏈接，而不是直接附加文件。這樣的鏈接地址可信度較高，會有效提升郵件抵達率。
郵件的格式或語法問題也可能導致郵件被攔截到垃圾郵箱。郵件服務提供商通常使用自動化的垃圾郵件過濾器來檢測可能是垃圾郵件的特征，其中包括格式和語法問題。以下是一些可能導致郵件被攔截的原因：
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在郵件中過多使用大寫字母；
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過多的拼寫錯誤和語法錯誤；
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在郵件主題或正文中過多地使用感嘆號和問號；
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在郵件中使用不規范的HTML代碼；
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郵件中包含過多的鏈接或附件；
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郵件中刻意使用了過多顏色字體影響用戶體驗；
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文字和圖片比例不平衡；
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保持合適的大小寫，避免過度使用大寫字母；
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仔細檢查郵件內容，確保沒有明顯的拼寫錯誤和語法問題?？梢允褂闷磳懞驼Z法檢查工具可能有助于提高郵件的質量；
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適度使用標點符號，確保郵件內容看起來專業而真實；
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使用干凈、規范的HTML代碼，避免使用過多的嵌套和復雜的結構；
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僅在有必要的情況下包含鏈接和附件，確保它們是相關的，并且不要包含過多的外部鏈接；
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如果必須使用圖片的話，那么建議在你的營銷活動中保持80%的文字和20%的圖片比例；否則，建議最好避免在開發信中使用圖片；
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除非你真的非常需要，否則最好不要發送附件，特別是很大的附件。還有一個辦法就是把附件上傳到Google docs/Dropbox這些地方，然后把鏈接發過去。
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在你的電子郵件的頂部或底部提供退訂鏈接，這樣如果你的潛在客戶對你的消息不感興趣，他可以快速且無痛地選擇退出，而不是將你標記為垃圾郵件。
郵件里含有不可信的來源鏈接或附件，也會被垃圾郵箱攔截，比如使用無法識別安全性的短網址或隱藏的鏈接等。因為這些鏈接或附件可能含有惡意的代碼或內容，試圖從收件人那里獲取敏感信息或誘使他們點擊惡意鏈接。垃圾郵件過濾器會檢測郵件中的鏈接或附件的來源和安全性，如果發現有可疑的或不合規的，就會將郵件標記為垃圾郵件，或者直接拒絕接收。
一般情況下如果郵件包含壓縮文件（rar/zip等）會更容易被判定為垃圾郵件，因為壓縮包中到底含有哪有文件，文件的安全性如何，郵箱服務器很難判定，為了保護郵箱使用者的安全，會打上垃圾郵件的標簽。
包含 exe文件的郵件也經常會被判定為垃圾郵箱，因為這是安裝程序，系統會擔心你想要篡改對方設備的設置。
在電子郵件中包括 URL 時，始終確保它們可正常工作。重定向至不存在的頁面會導致訂閱者發出濫用投訴。
URL 帶有黑名單域可能是收到此警告的原因。檢查您的 URL 域和發件人域是否已被反垃圾郵件服務機構（Spamhaus、Spamcop、Barracuda 等）加入黑名單。如果是，則請向相關服務機構提出從名單中刪除請求。
多個重定向是垃圾郵件制作者常用的圈套。當訂閱者遇到多個重定向時，他們會覺得不安全并將電子郵件標記為垃圾郵件。因此，請確保您的 URL 直接重定向至所需的頁面。
如果縮短 URL 的域被加入黑名單，則該 URL 被視為可疑。因此，請避免使用公開可用的黑名單 URL 縮短服務商。
URL 不得用于謀求個人信息，例如電子郵件地址、密碼、住宅地址、電話號碼和信用卡信息。
“在線約會”、“減肥”、“請幫忙”、“額外收入”和“捐贈”等短語會讓您的訂閱者對電子郵件的合法性產生懷疑并將它們標記為垃圾郵件。
要知道，垃圾郵件通常是泛泛的、非個人的，模板化的，這類郵件很少提供任何真正的價值或以滿足收件人需求的方式呈現信息。所有的郵件服務商允許發布的內容一定是符合相關法律規定的，同時，他們要給用戶一個良好的體驗，因此如果你總是無差別的發送相同的郵件，也容易被列入電子郵件黑名單。比如：
尤其當您要進行大規模群發的時候，最好是設置一些主題變量。群發的數量越多，變量主題就設置越多，那么如何在主題也設置變量呢？建議以收件人地址+設置的主題+隨機名字或者其他進行設置。總之發郵件的精髓在于變量，避免郵件內容完全一致，同時讓郵件更具針對性，獲得收件人好感。
電子郵件服務提供商利用你的域名聲譽來衡量你的電子郵件的可靠性。如果你的域名聲譽不佳，說明你的域名可能經常發送垃圾郵件或者被投訴，那么你的電子郵件就有可能被視為垃圾郵件，從而被攔截或者直接拒收。
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垃圾郵件率 Spam Rate：從特定域名發出的郵件中，被過濾掉并直接落入垃圾郵件文件夾的百分比；
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跳出率 Bounce Rate：從某個域名發出的郵件被潛在客戶的郵件服務器拒絕并退信的百分比；
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垃圾郵件報告 Spam Report：如果潛在客戶特別標記你為垃圾郵件，則視為垃圾郵件報告。垃圾郵件報告是你作為郵件發送者最不愿意看到的東西，因為它們會立即觸發垃圾郵件過濾器，嚴重影響你的郵件發送率。
建議您最好先去驗證你將使用的域名再去發送電子郵件。域名認證是一種技術標準，它允許收件人的服務器確認你的身份，以驗證發送郵件的人確實是你。這會大大降低了你被標記為垃圾郵件的幾率。那么，究竟要如何驗證你的郵箱域名呢？認證域名需要設置三個協議：
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發件人策略框架（SPF）：這個標準通過檢查你的郵件是否是由一個特定域名的授權IP地址發送的，來驗證你的身份。
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域名密鑰識別郵件（DKIM）：這種認證協議將數字簽名貼在每一封從特定域發出的電子郵件上，然后由潛在客戶的系統進行驗證。滿足這一標準可以確保電子郵件在傳輸過程中不會被篡改。
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基于域名的消息認證/報告/一致性（DMARC）：DMARC政策驗證發件人的域名是否通過SPF和DKIM協議進行了驗證，并提供了在發件人未被驗證的情況下該如何處理的信息（如發送至垃圾郵件文件夾、拒絕郵件等）。
如果您覺得這些技術性太強，可以直接需要聯系你的IT團隊或郵件服務提供商，檢查你的SPF和DKIM是否設置正確。同時，最好能夠使用一個可靠的IP地址來發送郵件，每個IP地址都有一個可靠等級，如果它是低的，你的郵件很可能會被認為是垃圾郵件，可能會有無法送達的風險。
做外貿持續跟進客戶必須中的剛需，但是如果你在短時間內瘋狂地跟進太多郵件，你很可能會激怒潛在客戶，他們甚至可能最終報告你是垃圾郵件，這是你作為郵件發送者最不愿意看到的。
許多外貿人員非常勤奮，會不停地發送很多開發信給不同的客戶，但是如果你在短時間內向不同的客戶發送了雷同的郵件，也可能會導致被垃圾郵箱攔截。
你的收件人的電子郵件服務提供商會不斷跟蹤你的電子郵件活動，避免一直重復發送相同的電子郵件模板，否則這樣會提醒垃對方的圾郵件過濾器。
發送量過高過快可能導致遞送問題。如果您要發送大量電子郵件，我們建議您執行以下操作：
如果你的郵件并沒有被所有用戶都攔截為垃圾郵件，也并不意味著你的郵件一定可以百分百抵達所有用戶的收件箱。所有的郵件服務商都為用戶提供了自定義的過濾器設置路徑，滿足收件人地址、正文內容包含一些內容的郵件都會被用戶自定義攔截為垃圾郵件。
有時候你不一定會因為你自己做錯了事而受到懲罰，但你可能會因為同行做錯了事情激怒了潛在客戶而連帶受到影響。
在發送郵件之前，最好能夠盡量與客戶先建立起聯系，讓客戶認識你的身份和目的，也可以讓客戶將你的郵件地址添加到他們的聯系人或安全發件人列表中。
你還可以在收件人中加入你自己的郵箱地址，如果郵件的發件人地址在收件人的聯系人列表中，則相應郵件不容易被標記為垃圾郵件。有時，有效郵件可能會被標記為垃圾郵件。收件人可以將有效郵件標記為非垃圾郵件，這樣相應發件人日后發送的郵件應該會被遞送到收件箱。
如果收件人的郵箱空間已滿，那么他就無法接收新的郵件，如果要驗證這一點，你恐怕要從別的對接渠道去詢問或者稍后再試，或者說假如客戶收到的郵件非常多，而你的郵件剛好被淹沒在此，那么客戶也許就看不到的你郵件，因此挑選合適的時間定時發送郵件非常必要。
在發送郵件之前，了解客戶的所在地區和時區，選擇合適的發送時間，避免在客戶的休息或假期期間打擾他們，你可以選擇在對方開始上班的時候發送郵件。
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客戶沒有采購需求，或者你的產品他已經不做了。
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客戶已有其他合作的供應商，或者正在貨比三家，或者拿你的價格和供應商壓價。
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客戶對你的報價不滿意，或者你的產品沒有吸引力或亮點。
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客戶很忙，或者在度假，或者不喜歡郵件溝通，或者不是最核心的負責人。
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客戶對你的郵件表達不滿意，或者覺得你太急功近利，或者給他們帶來壓力或反感。
為了盡可能減少客戶已讀不回，你可以參考以下這些做法：
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在郵件中了解客戶的采購需求和計劃，提供個性化的解決方案和價值主張，突出你的產品的功能和優勢。
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在郵件中提供有競爭力的報價，或者提供一些優惠或折扣，或者提醒報價的有效期或原材料的漲價。
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在郵件中展示你的產品的設計和美學，或者提供一些新款或熱賣的產品，或者提供一些客戶的評價或案例。
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在郵件中尊重客戶的時間和意愿，選擇合適的跟進頻率和方式，不要過于頻繁或強硬，也不要過于冷淡或放棄。
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在郵件中使用正確和禮貌的語言，避免語法錯誤或文理不通，也避免過于主觀或情緒化的表達，保持專業和客觀的態度。
造成這一情況的原因有很多，為了更好推進業務落地，長期的持久跟進是很有必要的，我們有不少客戶反饋自己訂單里不乏跟了三年五載才成交的case。
今年，許多內貿的商家開始涉足海外市場，但也有不少商家沿用內貿的思維和方式去做外貿，認為客戶不回復就是無效詢盤。其實這是一種誤解，外貿詢盤的回復率并不高，做外貿比做內貿更需要有耐心和毅力。成功的外貿人，并不一定是聰明絕頂的，而是能夠堅持不懈的。獲取詢盤本就不容易，希望大家都能重視每一個來之不易的詢盤，合理跟進，收獲成交的喜悅！
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